Office Manual Lebensraum Tirol

1. Grundlagen

Man neigt seit der Einführung des PC im Büro dazu, bei jeder Gelegenheit seine schier unendlichen Möglichkeiten auszuprobieren. Damit erreicht man aber meist nur das Gegenteil von dem, worum es in der Grafik gehen soll: um Übersichtlichkeit, Klarheit und Einfachheit.
 
Deshalb gilt für die grafische Gestaltung im Office-Bereich grundsätzlich: keine Spielereien mit Schriften, keine kitschigen Clipart-Illustrationen und gedankenlos aneinandergereihte Bilder. Statt dessen darauf achten, wie man die wenigen grafischen Elemente des Corporate-Designs so anordnet, dass dabei eine übersichtliche Arbeit entsteht. – Oder, ganz kurz und bündig formuliert:
 
 
Weniger ist mehr.
 
Hervorhebungen, Lesbarkeit, Gliederung von Texten
Es ist ein großer – wenn auch weit verbreiteter – Irrtum zu meinen, fette Texte, farbige Hervorhebungen oder viele unterschiedliche Schriftgrößen würden die Lesbarkeit verbessern. In den allermeisten Fällen erhöhen diese bloß die Unübersichtlichkeit.
 
Besser als große Schriften und zu viele Hervorhebungen
Wichtig ist es, ein „ruhiges“, d.h. ausgewogenes Layout zu entwerfen. Ein gut gestaltetes Layout hebt nur ein oder zwei Dinge wirklich hervor – die „Eye-Catcher“, die den Leser aufmerksam machen sollten. Alles weitere wird dann möglichst übersichtlich angeordnet, mit so vielen Gliederungen (Unterteil­ungen) wie nötig, aber auch nicht mehr: Werden Informationen zu sehr auseinandergerissen und in einzelne Pakete zerteilt, wird alles zusammen unübersichtlich, der Leser findet sich nicht mehr zurecht (man denke an die vielen „hausgemachten“ Postwurfsendungen, in denen einzelne Sätze – schräg, fett, färbig, gedreht, mit Kästchen, Schatten etc. – quer verstreut über die ganze Seite hin ausgebreitet werden, damit nur ja alles ausgefüllt ist).
 
Alles, was für die Lebensraum Tirol Holding geschrieben, gesetzt und gestaltet wird, sollte auch eine gewisse „Kultur der Einfachheit“ zum Ausdruck bringen. Die richtigen Dinge gehören zum richtigen Zeitpunkt (am richtigen Platz) deutlich gesagt (also augenfällig genug), aber man braucht nicht ständig in der Gegend „herumzuschreien“ (d.h., man wird die weniger wichtigen Informationen klein, gut strukturiert und übersichtlich gestalten).
 
Illustrationen, Bilder
Es ist richtig, dass jedes mit Text bedruckte Blatt durch ein schönes Bild oder eine nette Zeichnung freundlicher gemacht wird und so einladender auf den Leser wirken kann. Außerdem – und auch das ist richtig – spricht ein Bild oft „mehr als tausend Worte“. Aber wie bei der Schrift, so kommt es auch bei der Verwendung von Bildern und Illustrationen darauf an, welchen Umgang man mit ihnen pflegt. – Auch hier gilt in den allermeisten Fällen: „Weniger ist mehr!“ Deshalb: Wenn Bilder verwendet werden, dann gute und aussagekräftige; und im Zweifelsfall nur eines oder zwei und nicht drei oder sieben. Auch unmotivierte, oft kitschig wirkende Collagen oder digitale Effekte sollten vermieden werden.
 
Powerpoint-Präsentationen
Diese müssen in kurzen, prägnanten Aussagen die wesentlichen Dinge eines mündlichen Vortrags zum Ausdruck bringen. Mit dem vorbereiteten Grundlayout lassen sich einfach und schnell Präsentationen erstellen. Auch hier gilt der Grundsatz: Text und Bild sollten sauber getrennt werden, jede einzelne „Folie“ sollte übersichtlich gestaltet sein und die Informationen kompakt vermitteln.

Schriftarten
Die Lebensraum Tirol Holding hat drei Hausschriften, eine dafür ist eigens für Tirol entworfen namens „Tirol Sans“ – die anderen beiden heißen „Lava“ und „Acumin“. Diese Schriften werden im gesamten Bereich der Werbung und Kommunikation nach außen eingesetzt, also im professionellen grafischen Bereich.

Diese Schriften sind jedoch keine Systemschriften, d.h. sie sind auf PCs nicht standardmäßig installiert. Aus diesem Grund werden im Office-Bereich der Lebensraum Tirol Holding und ihrer Töchterunternehmen andere Schriften verwendet: Die Georgia und die Arial.

Für Headlines wird, gleich wie bei den Printvorlagen, die Tirol Sans verwendet. Für Fließtexte aller Art wird die Georgia in Gebrauch genommen.

 
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Arial
Für Infotexte wird standardmäßig im Officebereich die Arial verwendet.
 
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Im Bereich der Office-Gestaltung wird üblicherweise nur schwarz/weiß gedruckt. Trotzdem seien an dieser Stelle die Farben der Lebensraum Tirol Holding kurz dargestellt.

Im visuellen Erscheinungsbild der Lebensraum Tirol Holding sind zwei grundlegende Farbbereiche unterschieden: die Basisfarben bestehend aus rot, weiß (Weißraum) und schwarz (grau) und darüber hinaus gibt es für bestimmte Themensetzungen und Kampagnen der Lebensraum Tirol Holding eine Palette an Sekundärfarben.

Im Fall der Office-Vorlagen sind die Leitfarben immer die Basisfarben aus rot, weiß und schwarz – die Sekundärfarben dienen nur in Ausnahmen dazu, Informationen und Infografiken bei PPT-Vorträgen oder auch Konzeptpapieren besser zu veranschaulichen.

 

 

Basisfarben

Die Basisfarben definieren den grundlegenden Dreiklang aus rot, weiß (Weißraum) und schwarz (grau), der über alle Unternehmensbereiche und Medien hinweg stilprägend ist. Er ist sowohl auffällig (rot, weiß und schwarz/grau ergeben einen überaus markanten Kontrast) als auch, in Verbindung mit großzügig eingesetzten Weißräumen, dezent und harmoniert gut mit dem wesentlichen Grundsatz, dass „Farben“ maßgeblich über die Eigenfarbigkeit der Bilder ins Spiel kommen.

 
 
Sekundärfarben
 
Die Sekundärfarben definieren eine Palette an bunten, abwechslungsreichen Farben, die für bestimmte Themensetzungen und Kampagnen der Lebensraum Tirol Holding verwendet werden können. Diese Farben sind nicht von vornherein bestimmten Themen oder Bereichen zugeordnet, sondern sie sind zur farblichen Akzentuierung wichtiger Themen entlang der Profilierungsfelder frei wählbar und dienen dazu, in Verbindung mit spezifischen Claims und Bildvisuals visuell akzentuierte Themenidentitäten zu formen, die die Vielfalt der Themen und damit des Landes zum Ausdruck bringen. Darüber hinaus ist es auch zulässig, andere Farben zu definieren (etwa Leuchtfarben oder Gold- bzw. Silbertöne). – Im Bereich der Leitfarben für Themenidentitäten ist der kreative Spielraum bewusst weit gesetzt.
 
 
Die Schriftgestaltung hängt nicht nur von der Wahl einer gut leserlichen und passenden Schrifttype ab, sondern von vielen anderen Faktoren, die nicht alle in diesem Manual erklärt werden können. Die nachfolgend angeführten Hinweise zur mikrotypografischen Gestaltung fassen lediglich die wichtigsten Grundsätze zusammen, die man unbedingt beachten sollte. 
 
Linksbündiger Satz
Texte im Office­bereich werden grundsätzlich nur linksbündig gesetzt, auf Blocksatz wird also verzichtet. Das gilt für alle Text­arten, Fließtexte ebenso wie Headlines oder Zwischentitel. Auch mittelachsiger, zentrierter Satz sollte unbedingt vermieden werden – das Corporate Design der Lebensraum Tirol Holding wird von einem „asymmetrischen“ Grundzug geprägt, der sich auch in den „einfachen“ Anwendungen im Büro erhalten soll.
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Trennungen
Durch den linksbündigen Satz sind Trennungen generell seltener als beispielsweise im Blocksatz, bzw. man kann darauf überhaupt verzichten – mit Ausnahme sehr langer Wörter: diese sollten getrennt werden, um größere „Löcher“ im Text zu vermeiden.

Die generelle Schreibweise sind Groß- und Kleinbuchstaben. Ganze Headlines oder Texte in Großbuchstaben zu schreiben, ist untersagt (einzige Ausnahme: die besondere Hervorhebung eines Wortes).

1. Die Laufweite der Stilvorlagen darf nicht verändert werden.

2. Kapitälchen werden unter keinen Umständen verwendet.

3. Sämtliche Schriften dürfen nicht digital modifiziert werden (z.B. elektronisch in Breite oder Höhe verzerren, Schriftlage neigen oder „künstlich“ fettstellen). Auch Outlined-Schriften und Schlagschatten werden nicht verwendet.

 
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Satzzeichen
4. Standardmäßig werden „deutsche“ An- und Abführungen verwendet (99 unten, 66 oben). »Guillemets« sowie ″Zollzeichen″ sind zu vermeiden. Auch bei fremdsprachigen Texten ist auf eine korrekte Ausführung der Anführungszeichen zu achten: “Italienisch/Englisch”, «Französisch».

5. Das Divis ist ein kurzer Strich (-), der als Trennstrich zur Silbentrennung und als Bindestrich bei zusammengesetzten Wörtern verwendet wird. Davon zu unterscheiden ist der etwas längere Gedankenstrich (–), der eine Denkpause oder die Abgrenzung eines Einschubs anzeigt. Er dient auch als Minus- und Auslassungszeichen für Zahlen. Weiters wird er im Sinne von „bis“ (ohne Leerzeichen) und „gegen“ (mit einem Leerzeichen davor und danach) als Abkürzung verwendet („Streckenstrich“).
Bsp.: 6–7; Austria – Rapid.
PC: Alt-Taste + Zahlencode 150
MAC: Alt-Taste + Minuszeichen 

6. Das Zeichen für Multiplikationen ist ein eigenes Sonder­zeichen (×), kein kleines „x“.
PC: Alt-Taste + Zahlencode 0215
MAC: hier gibt es kein Tastaturkürzel

 

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Auszeichnungen
7. Schwache („integrierte“) Auszeichnungen werden durch
Kursivieren (zurückhaltend) oder durch Fettstellen (betonend) erzeugt.

8. Starke („aktive“) Auszeichnungen wie VERSALIEN oder
Unterstreichungen sind wo möglich zu vermeiden.

 
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Augenfreundlicher Satz
Es sollte stets auf ein ruhiges Textbild geachtet werden. Es ist zwar wichtig, Texte zur besseren Lesbarkeit zu gliedern, zu stark gegliederte (z.B. zu viele Gliederungsebenen, zu kurze Absätze, zu viele Leerzeichen etc.) und ausgezeichnete Texte führen allerdings dazu, dass sich das Auge beim Lesen nicht zurechtfindet. Deshalb: Auf zu viele Überschriften, Zwischentitel, Absätze und Auszeichnungen wie fettstellen oder Kursivieren sollte verzichtet werden!
 

Weitere hilfreiche Tastaturkürzel:

Apostroph (wie Zahl 9): ’
PC: alt + 0146
MAC: shift + alt + #

Fetter Punkt: •
PC: alt + 0149
MAC: alt + ü

Es ist wichtig, die Größe einer Schrift dem jeweiligen Inhalt bzw. Anwendungszweck anzupassen. Die folgenden Werte gelten als Richt­größen für alltägliche Anwendungen im Bürobereich:
 
Headlines
 
schrift_01-01
 
Tirol Sans Office in Light, Bold, Extrabold
 

 

Fließtext

 
schrift_02

 

Fließtext Standard // Größe: 11/15 pt // Georgia
 
 
Infotext
 
schrift_03

 

Infotext // Größe: 8/11 pt // Arial
 

 

Einleitungstext klein

 
schrift_04

 

Einleitungstext klein // Größe: 13/18 pt // Georgia 
 

 

Einleitungstext groß

 
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Einleitungstext groß // Größe: 16/22 pt // Georgia

 
 
Zeilenabstand, Zeilenlänge
Ob eine Schrift gut lesbar ist oder nicht, hängt nicht nur von der Schrift selbst (in unserem Fall ist die Schrifttype erwiesener Maßen sehr gut lesbar) und der gewählten Schriftgröße ab, sondern auch vom Zeilenabstand und der Länge der Zeilen. Der Zeilenabstand sollte stets ausreichend groß sein („luftig liest sich besser“) und etwa 125 % der Schrift­größe betragen (z.B.: Beträgt die Fließtextgröße 12 pt, so sollte der Zeilenabstand etwa zwischen 14 und 15 pt betragen). Die Zeilenlänge sollte 60–85 Anschläge nicht übersteigen, da sonst die Zeilen zu lang werden und so auf den Leser ermüdend wirken.
Die Papiere der Lebensraum Tirol Holding und ihrer Tochterunternehmen entsprechen in ihrer Charakteristik den Kernleistungsversprechen und den Werten des Markenkerns – hier vor allem dem Wert »echt«, was übersetzt in die Welt der Papiere bedeutet: Sie sollten über eine möglichst natürliche, angenehme Haptik verfügen, warm und angenehm im Griff. Deshalb werden als primäre Corporate-Papiere weiße, ungestrichene Naturpapiere verwendet.
 

 

Pergraphica Classic Rough

Als Standard gilt dabei die Sorte »Pergraphica Classic Rough«, die mit Grammaturen zwischen 90 und 300 g/qm und dazu passenden Ausstattungspapieren ein breites Anwendungsgebiet abdeckt. Das Papier wird in Österreich bei Mondi CO2-neutral hergestellt und trägt neben dem FSC-Gütesiegel auch das EU-Ecolabel. Die »raue«, »offene« Haptik, das hohe Volumen (1.4) und der mittlere Weißegrad verleihen dem Papier eine natürliche und trotzdem hochwertige Wirkung.

Pergraphica verfügt zudem für ungestrichene Naturpapiere über hervorragende Druckeigenschaften, wobei stets darauf zu achten ist, dass in der Druckvorstufe wie beim Druck selbst passende Farbprofile verwendet werden, um ein bestmögliches Druckergebnis sicherzustellen.

→ lieferbare Grammaturen:
Pergraphica Classic Rough 1.4 – 90/100/120/150/240/300/400 g/qm
(Aktuelle Informationen zum lieferbaren Sortiment: www.mymondi.net)

Richtwerte:

Briefpapier: 90/100 g/qm
Kuverts: C4/5/6 und DIN lang: 120 g/qm
Versandtasche: 120 g/qm
Falttasche: 120 g/qm
Schreibblock: 100/120 g/qm
Compliment-Cards: 250/300 g/qm
Pressemappen: 300/400 g/qm
Visitenkarten: 300 g/qm

 

 

Alternative Papiere

Im Bereich der Bürokommunikation kann – alternativ zu Pergraphica – die Sorte Nautilus Super White verwendet werden.

→ lieferbare Grammaturen:
Nautilus Super White – 80/90/100/120 g/qm
(Aktuelle Informationen zum lieferbaren Sortiment: www.mymondi.net)

Ist in Ausnahmefällen (etwa bei Online-Druckereien) die Verwendung der genannten Papiere nicht möglich, so sind ähnliche zu verwenden – jedenfalls stets ungestrichene und auf keinen Fall glänzend-gestrichene Papiere!

2. Office-Vorlagen

Briefe sollten übersichtlich gestaltet sein. Zu viele Unterteilungen und Zwischenüberschriften etc. wirken unruhig und machen es dem Leser unnötig schwer.
 
Der untenstehende Entwurf zeigt, wie ein kurzer Brief idealtypisch ausschauen soll. Er wurde aus der Georgia in der Größe von 10,5 pt bei 15 pt Zeilenabstand gesetzt – das ist völlig ausreichend für einen angenehmen Lese­komfort. Bei Bedarf kann die Größe auch angepasst werden.
 
Im Briefkopf steht der Name sowie darunter die Kurzkennung in folgender Reihenfolge:
• Funktion / Abteilung
• direkte Telefondurchwahl
• persönliche Mailadresse (optional).
 
Durch diese Angaben wird die Kontaktnahme für den Briefempfänger vereinfacht.
 
Ist der Brief länger, läuft der Text auf dem zweiten Blatt einfach weiter.
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→ Vorlagen sind bei der Lebensraum Tirol Holding zu beziehen
 
Bitte beachten: Alle Layouts dienen nur zu Musterzwecken.
Neben den Briefvorlagen gibt es auch jene für Konzepte und Rechnungen. Grundsätzlich gilt auch für diese Dokumente das, was auch für die Briefe formuliert wurde: Sie sollten übersichtlich gestaltet sein. Zu viele Unterteilungen und Zwischenüberschriften etc. wirken unruhig und machen es dem Leser unnötig schwer.
 
Insbesondere ist bei der Gliederung darauf zu achten, nicht zu komplizierte und verwirrende Unterteilungen vorzunehmen: Unübersichtliche oder verwirrende Kapiteleinteilungen erschweren das Verständnis.
 
 
Konzeptpapier mit Deckblatt
 
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→ Vorlagen sind bei der Lebensraum Tirol Holding zu beziehen
 
Bitte beachten: Alle Layouts dienen nur zu Musterzwecken.
 
 
Konzeptpapier ohne Deckblatt
 
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→ Vorlagen sind bei der Lebensraum Tirol Holding zu beziehen
 
Bitte beachten: Alle Layouts dienen nur zu Musterzwecken.
 
 
Muster Rechnung (verkleinerte Darstellung)
 
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→ Vorlagen sind bei der Lebensraum Tirol Holding zu beziehen
 
Bitte beachten: Alle Layouts dienen nur zu Musterzwecken.

Powerpoint-Präsentationen sind heute ein wichtiges Hilfsmittel in der Unternehmenskommunikation.

Eine Powerpoint-Präsentation beschränkt sich auf das Wesentliche. Deshalb gelten auch hier Übersichtlichkeit und Verständlichkeit als oberste Prinzipien!

Textmengen
sollten auf ein Minumim an Sätzen und Schlagwörtern reduziert sein. Texte dienen in Powerpoint-Präsentationen nur zur Zusammenfassung des die Präsentation begleitenden mündlichen Vortrags. Es sollten nie mehr als sechs Sätze auf einer Seite stehen.

Infografiken (Tabellen, Schaubilder etc.), Illustrationen und Bilder
sind wichtige Elemente, müssen aber so in die Präsentation integriert sein, dass sie einfach lesbar und auch verständlich sind.

Überflüssige Effekte vermeiden
Auch wenn die technischen Möglichkeiten in Powerpoint fast unüberschauber sind – es muss nicht jedes Element animiert, nicht jeder Überblendungseffekt ausprobiert werden. Einige wenige, an den richtigen Stellen eingesetzte, angenehme Effekte genügen. Im Zweifel ist es immer besser ganz darauf zu verzichten.

Folienmaster und -layouts
Die vorbereitete Powerpoint-Vorlage verfügt über eine ganze Reihe an Folienlayouts, die ein breites Spektrum an Möglichkeiten anbieten:

→ Die Titelfolie kann entweder aus einem passenden Bild mit Präsentationstitel, Untertitel, Ort, Datum und Namen des Vortragenden sowie Logo bestehen oder als Variante ohne Bild.

→ Für die folgenden Folien gibt es verschiedene Vorlagen mit der Kapitelüberschrift oben links und den Angaben zu Präsentationstitel, Untertitel, Ort, Datum und Namen des Vortragenden in der Fußzeile.

 
 
Muster PowerPoint Vorlage 16:9
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2-3_ppt_korr_02
2-3_ppt_korr_03
2-3_ppt_korr_04
→ Vorlagen sind bei der Lebensraum Tirol Holding zu beziehen
 
Bitte beachten: Alle Layouts dienen nur zu Musterzwecken.
A. PowerPoint
A.1 Wie kann ich den Textbereich in der Infografiken (z.B.: PPT-Vorlage S. 30) ändern?
Die Diagrammbeschriftungen werden aus dem Datenblatt übernommen. Mit der rechten Maustaste in das Diagramm klicken und im Kontextmenü den Befehl Daten bearbeiten auswählen.

 

B. Konzeptpapier

B.1 Wie kann ich das Inhaltsverzeichnis ändern?
Das Inhaltsverzeichnis bitte nicht manuell bearbeiten, es wird aus den Überschriften im Dokument generiert. Zum Aktualisieren in das Verzeichnis klicken und F9 drücken.

 

C. Etiketten

C.1 Wie befülle ich die Vorlage der Etiketten richtig? (Seriendruck)
Die Seriendruckfelder müssen in Abhängigkeit von der Datenquelle eingefügt werden. Für den Etikettendruck genügt es, im ersten Datenfeld die Seriendruckfelder für den Empfänger einzusetzen. Word kopiert dann alle Inhalte – auch das Logo – automatisch. Hier die Anleitung:

  1. Neues Dokument erstellen
  2. Sendungen – Seriendruck starten – Etiketten – im Dialog Etiketten einrichten Abbrechen
  3. Empfänger auswählen – Vorhandene Liste verwenden
  4. Im ersten Datenfeld die drei vorformatierten Zeilen durch die Seriendruckfelder für den Empfänger ersetzen
  5. Etiketten aktualisieren – nicht irritieren lassen, dass auf den folgenden Etiketten alles nach unten rutscht, das wird so nicht gedruckt
  6. Vorschau Ergebnisse oder Fertigstellen und zusammenführen
 
D. Microsoft Excel
D.1 Gibt es Excel Vorlagen in A3 und A4 mit Kopf- und Fußzeile?
Diese gibt es nicht, da Grafiken wie das Logo beim Druck verzerrt werden. Grafiken die in Excel erstellt werden können kopiert und in Word oder PPT integriert werden um sie zu drucken. Hier wäre eine Anleitung dazu:
https://support.microsoft.com/de-de/office/einfügen-eines-diagramms-aus-einer-excel-tabelle-in-word-0b4d40a5-3544-4dcd-b28f-ba82a9b9f1e1

3. Wording

Fassen Sie sich kurz
Bringen Sie Ihre Absicht auf den Punkt und vermeiden Sie unnötige Details. Die Hauptsache gehört an den Beginn, auch dann, wenn es um unangenehme Dinge geht. Verwenden Sie kurze, geläufige Wörter, die anschaulich und verständlich sind. Lange Sätze und Behördendeutsch sollten vermieden werden.
 
Verben verwenden
Mit Verben werden Texte lebendiger und konkreter. Substantivierungen und lange, zusammengesetzte Begriffe machen Texte steif und schwer verständlich und sollten deshalb vermieden werden.
 
Fachchinesisch vermeiden
Ganz egal, was man auch schreibt, es sollte immer auf einen „menschlichen“ Stil Wert gelegt werden. Das bedeutet nicht, keine Fremdwörter zu verwenden, aber man muss sicher sein, dass die Empfänger diese auch verstehen. Fach- und Fremdwörter oder Abkürzungen deshalb nur dort, wo es angebracht ist! Gegebenenfalls ungewohnte Begriffe bei der ersten Erwähnung erklären.
 
Ruhiger Aufbau des Textes statt zu häufiger Unterteilungen und Formatierungen
Ein ruhig wirkender, nicht zu stark untergliederter Text ist angenehmer zu lesen wie Texte, die ständig von Absätzen, Zwischentiteln, Aufzählungen etc. unterbrochen werden.
 
Persönlicher Stil
Schreiben Sie so persönlich wie möglich. Auch im Geschäftsverkehr gibt es viele Abstufungen zwischen streng-formal und persönlich-vertraut.
 
Neue deutsche Rechtschreibung
Generell gelten für alle Texte die Regeln der neuen deutschen Rechtschreibung.
Firmenbezeichnungen:
In Texten wird für die Holdung die Formulierung Lebensraum Tirol Holding verwendet. Wird eine Hervorhebung gewünscht, kann der Firmenwortlaut kursiv (schwach) oder fett (stark) gesetzt werden, wobei dies üblicher Weise nur bei der ersten Nennung im Text erfolgt. — Für die drei Agenturen gelten analoge Regelungen, die Schreibweisen lauten: Tirol Werbung / Standortagentur Tirol / Agrarmarketing Tirol. — Anmerkung: In Fließtexten wird auf die Nennung der Unternehmensformen »GmbH« üblicher Weise verzichtet.
 
Genderregel:
Für die gendergerechte Schreibweise gilt folgende Regel: In der Langform werden bei der ersten Nennung jedenfalls beide Geschlechter genannt, also Touristinnen und Touristen. Taucht dieselbe Formulierung im Text mehrmals auf, ist die doppelte Nennung nicht zwingend in jedem Einzelfall notwendig, sollte aber an passenden Stellen wiederholt werden. Bei öffentlichen Ansprachen sollte die doppelte Nennung durchgängig verwendet werden. – Wird eine kürzere Form gewünscht oder sollten explizit auch LGBTQI+ angesprochen werden, so wird ein Doppelpunkt „:“ gesetzt: Tourist:innen.
 
Zeit- und Datumsangaben:
16 Uhr oder (genauer)
16:00 Uhr
16 bis 18 Uhr oder (genauer)
16:00 bis 18:00 Uhr oder
16:00–18:00 Uhr oder
16–18 Uhr (in Info-/Fließtexten)
7. bis 17. Oktober 2023 (in Fließtexten) oder
07.10. bis 17.10.2023 oder
07.10.–17.10.2023
am 19. August 2023 (in Fließtexten) oder
am 19.08.2023
 
Telefonnummern:
T +43 512 57 57-01
M +43 664 200 277 90
 
Währungs- und Prozentangaben:
180 Euro (in Fließtexten)
EUR 180,- / alternativ € 180,- (in Headlines am Ende Divisstrich!)
EUR 180,– / alternativ € 180,– (in Fließtexten Gedankenstrich)
35 % (nicht 35,00%)
35 Prozent
 
Ziffern:
Als Standard werden Versalziffern verwendet. In Fließtexten können auch die Mediävalziffern verwendet werden, was die Darstellung von Zahlen besser in das Schriftbild der Satzkolumne einbindet (Versalziffern wirken wie Großbuchstaben).
Anschrift
Die korrekte Anschrift orientiert sich an den Vorgaben der Österreichischen Post AG und entspricht folgender Reihenfolge:
 
Die Abkürzungen c/o („care of“, „wohnhaft bei“), i.H („im Hause“) können heute noch verwendet werden, es wird jedoch davon abgeraten, weil sie als überflüssig empfunden werden. Gleiches gilt übrigens auch für die Abkürzung z.H./z.Hd. („zu Handen“).
 
3-3_grundregeln_01

 
 
Orts- und Datumsangabe 
Unterhalb der Anschrift befindet sich auf der linken Blattseite die Orts- und Datumsangabe:
Innsbruck, am 19. April 2008
Innsbruck, am 19.04.2008
 
Betreff
Stichwortartige Inhaltsangabe. Das Leitwort „Betreff“ wird fett hervorgehoben, nach dem Doppelfunkt folgt die Angabe.
 
Anrede 
Nach der Anrede steht immer ein Beistrich:
→ Sehr geehrte(r) Herr/Frau/Damen und Herren,
(Rektor/Rektorin: Magnifizenz, sehr geehrter Herr Rektor,)
 
3-3_grundregeln_02

 
 
Text 
Der Text ist durch eine Leerzeile von der Anrede abgesetzt. Da nach der Anrede ein Beistrich steht, wird das erste Wort (abgesehen von Substantiven/Hauptwörtern) im Text klein geschrieben. Absätze werden jeweils durch eine Leerzeile getrennt.
 
Grußzeile 
Die Grußformel steht ohne Satzzeichen:
→ Mit freundlichen Grüßen

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Fußleiste 
Standard
Während die Einhaltung bestimmter Regeln bei Geschäfts­briefen selbstverständlich ist, gelten erstaunlicherweise
in den Köpfen vieler Leute für E-Mails weniger strenge Maßstäbe. Die elektronische Kommunikation tendiert zwar generell zu etwas mehr Ungezwungenheit, doch auch hier gibt es Regeln, die zu beachten sind:
 
Betreff
Stichwortartige Inhalts­angabe. Der Betreff sollte vor allem bei E-Mails aussagekräftig formuliert werden, da er eindeutig auf den Inhalt der E-Mail deutet, noch bevor das E-Mail geöffnet wurde.
 
Angemessene Grußformeln
Auch im E-Mail gelten dieselben Anredeformeln wie im Brief. Die Anrede sollte in geschäftlichen E-Mails daher immer ausformuliert sein, ebenso wie der Gruß am Ende des Schreibens. Zu vermeiden sind „saloppe“ Floskeln wie „Sg“ statt „Sehr geehrte(r)“ oder „Mfg,“ statt „Mit freundlichen Grüßen“.
 
Text
Der Text wird als Fließtext ohne Worttrennungen und unter Vermeidung zu vieler Absätze geschrieben.
 
Keine Abkürzungen
Abkürzungen, die nicht auch im normalen Briefverkehr üblich sind, sollten ebenso im E-Mail vermieden werden. Beispiele wie ASAP (as soon as possible), IMO (in my opinion), usw …
 
Signatur
Die Signatur ist Ihre elektronische Visitenkarte und sollte in jedem E-Mail enthalten sein. Sie befindet sich unter der Grußformel und beinhaltet Namen, Geschäftsanschrift, Telefon- und Faxnummer sowie E-Mailadresse.

 
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Groß- und Kleinschreibung
Auch in E-Mails wird die korrekte Groß- und Kleinschreibung verwendet.
 
Anlagen
Der Empfänger der Daten muss in der Lage sein, diese zu öffnen. Dazu benötigt er möglicherweise bestimmte Programme. Beschreiben Sie schon im Text der E-Mail kurz, um welche Art der Anlagen es sich handelt.
 
Rechtschreibung

 

„ss“ – „ß“
→ ss:
nach einem kurzen Vokal (Selbstlaut) immer ss statt ß:
messen, Schluss, Riss, küssen

→ ß:
nach einem langen Vokal (Selbstlaut) oder zwei aufeinander folgenden Selbstlauten immer ß:
bloß, Ausmaß, Gruß, draußen

das – dass
→ das: neutraler, bestimmter Artikel (das Haus) bzw. hinweisendes Fürwort (dieses/welches). Das Wort „das“ wird verwendet, wenn ein Substantiv/Hauptwort näher beschrieben wird und kann immer durch dieses/welches/jenes ersetzt werden.
Das (dies) kann ich so nicht akzeptieren.
Das Lexikon, das (welches) ich dir gegeben habe.

→ Dass: Bindewort, leitet grundsätzlich einen Nebensatz ein:
Ich glaube, dass Sie nun die Wörter „das“ und „dass“ auch wirklich unterscheiden können.

Wortzusammensetzungen
Kein Wegfall von Buchstaben bei zusammengesetzten Wörtern: Kaffeeernte, Rohheit, Schifffahrt, schnelllebig
(Ausnahmen: dennoch, Drittel, Hoheit, Mittag)

Fremdwörter
Fremdwörter werden der deutschen Rechtschreibung angepasst: Mikrofon, Geografie, Fotograf, Differenzial, Potenzial

 
 
 
Großschreibung

 

Substantive bei Getrenntschreibung
in Bezug auf, Schuld haben (aber: recht / schuld sein …). Bei Recht / recht und Unrecht / unrecht ist in Verbindung mit Verben beides erlaubt: Recht / recht haben …

Substantivierung, besonders nach einem Artikel
der Einzelne, als Erster, das Gleiche, des Weiteren, im Allgemeinen …

Nach Präpositionen (ohne Artikel) sind beide Schreibweisen möglich
seit k/Kurzem, ohne w/Weiteres

Nach Präpositionen mit Artikel
im Allgemeinen, im Folgenden

Unflektierte Substantive werden auch nach Präpositionen großgeschrieben
auf Deutsch, in Schwarz, für Groß und Klein …

Paarformeln
Jung und Alt, Groß und Klein …

Großschreibung des Anredepronomens
Das Anredepronomen „Sie“ sowie die davon abgeleiteten Formen „Ihre“, „Ihnen“ usw. werden großgeschrieben:
Ich danke Ihnen herzlich für Ihr Schreiben und freue mich, dass Sie uns bald besuchen werden.

Achtung: „Sie“ wird nur großgeschrieben, wenn es sich um das Anredepronomen für den Adressaten handelt. Steht „sie“ als Ersatz für das direkte Objekt oder das Subjekt, d.h. bezieht es sich auf andere Personen oder Gegenstände, wird es kleingeschrieben:
Wir möchten Sie informieren, dass sie Sie anrufen werden. Achten Sie darauf, dass Sie sie nicht weitergeben.

Das Anredepronomen „Du“ darf großgeschrieben werden – aber nur in Briefen:
du, ihr, dein, euer … oder Du, Ihr ….
Ich danke dir/Dir für dein/Dein Schreiben und freue mich, dass du/Du uns bald besuchen wirst.

 
 
 
Satzzeichen

 

In Verbindung mit folgenden Wörtern wird kein Beistrich gesetzt
Und, oder, sowie, entweder – oder, sowohl – als auch, weder – noch, beziehungsweise, wie, nicht – noch, respektive

Groß-/Kleinschreibung nach einem Doppelpunkt
Wenn nach einem Doppelpunkt ein vollständiger Satz folgt, wird das erste Wort grundsätzlich großgeschrieben.
Eltern, Kinder, Lehrer: Jede Gruppe ist mit verantwortlich.
Bitte beachten: Der Deckel darf nur bei ausgeschaltetem Gerät geöffnet werden!
Und dann geschah, was niemand erwartet hatte: Er kam pünktlich zum vereinbarten Termin.

Nach dem Doppelpunkt schreibt man klein, wenn es sich um Aufzählungen handelt.:
Die Öffnungszeiten sind: montags, mittwochs und freitags.
Er hatte alles verloren: seine Frau, seine Kinder, sein Haus. Nationalität: schweizerisch